Salesforce zu HubSpot ohne einen einzigen Tag Downtime
Teuer, überarchitektiert — und niemand konnte es nutzen
Dieses 120-Personen-Unternehmen war seit Gründung auf Salesforce. Was als Standard-Implementierung begann, war über fünf Jahre hinweg von drei verschiedenen Salesforce-Admins zu einem dichten Geflecht aus Custom Objects, Apex-Triggern, Managed Packages und Workarounds gewachsen.
Die jährliche Salesforce-Rechnung hatte sechsstellige Höhe erreicht. Weniger als die Hälfte des Teams nutzte das System korrekt. Die meisten Vertriebler hatten Shadow-Systeme in Spreadsheets und Notion gebaut, weil das CRM zu komplex war. Marketing lief auf einem komplett separaten Stack ohne CRM-Integration. Und jedes Migrationsangebot, das sie erhalten hatten, kalkulierte mit 4-6 Monaten und einem sechsstelligen Budget.
- 50.000+ Kontaktdatensätze mit erheblicher Duplizierung und Datenverfall
- 8.000 Deals über 4 Pipelines mit inkonsistenten Stage-Definitionen
- 200+ Workflow Rules und Process-Builder-Automatisierungen, viele davon widersprüchlich oder verwaist
- 15 Drittanbieter-Integrationen über API, Zapier und native Konnektoren angebunden
- 3 Managed Packages, die Kosten verursachten bei sinkendem Mehrwert
- Marketing auf Marketo mit einem fragilen Salesforce-Sync — keine einheitliche Sicht auf die Kund:innen
- Bisherige Migrationsangebote: 4-6 Monate, 150-250 Tsd. USD
Das System migrieren — nicht das Chaos
Die meisten Migrationsprojekte scheitern, weil sie versuchen, das alte System in der neuen Plattform nachzubauen. Wir haben das Gegenteil gemacht: die Migration als Gelegenheit genutzt, die Datenarchitektur und Business-Prozesse von Grund auf neu zu designen — und dann nur die Daten und Automatisierungen mitgenommen, die zum neuen Modell passen.
Discovery
Ein vollständiges Salesforce-Audit gefahren: jedes Custom Object, jedes Feld, jede Automatisierung, jeder Report, jedes Dashboard und jede Integration. Jedes Element als „migrieren“, „neu designen“ oder „deaktivieren“ klassifiziert. Power-User aus jeder Abteilung interviewt, um zu verstehen, welche Workflows mission-critical waren und welche Legacy-Ballast. Jeden Integrations-Endpoint und Datenfluss kartiert.
Design
Die Ziel-Architektur in HubSpot entworfen: 4 Pipelines auf 2 konsolidiert, Property-Naming-Konventionen standardisiert, Salesforce-Custom-Objects auf HubSpot-Äquivalente gemappt (inklusive 3 Custom Objects), die Integrationsarchitektur für alle 15 Verbindungen entworfen und ein Feld-für-Feld-Migrations-Mapping für jeden Record-Typ gebaut.
Build
Das HubSpot-Portal parallel aufgesetzt, während Salesforce live blieb. Alle Pipelines, Properties, Automatisierungs-Workflows und Integrationen in einer Staging-Umgebung gebaut. Custom-Migrations-Skripte für Datentransformation, Deduplizierung und Association-Mapping geschrieben. 3 vollständige Test-Migrationen mit Validation-Reports vor dem echten Cutover gefahren.
Launch
Die Produktiv-Migration übers Wochenende ausgeführt. Beide Systeme 5 Werktage parallel betrieben, mit automatisiertem Sync, um Lücken zu erkennen. Integrationen einzeln umgeschaltet, mit Rollback-Plan für jede. Rollenspezifisches Training durchgeführt für Sales (2 Sessions), Marketing (1 Session), CS (1 Session) und Leadership (Dashboard-Walkthrough).
Optimize
In den ersten zwei Wochen tägliche Daten-Validation-Checks. 12 Edge Cases in der Automation-Logik basierend auf der realen Nutzung gefixt. Salesforce nach 30 Tagen Parallel-Bestätigung abgeschaltet. Die Marketo-Migration in HubSpot Marketing Hub konsolidiert und so die Sync-Probleme komplett eliminiert.
8 Wochen, null Datenverlust, ein CRM, das tatsächlich genutzt wird
Die Migration war in 8 Wochen abgeschlossen — nicht in den 4-6 Monaten, die andere Anbieter veranschlagt hatten. Kein einziger Werktag ging verloren, und kein Deal- oder Kundendatensatz wurde fallen gelassen. Das Team hat den Schritt geschafft, ihr CRM nicht mehr zu fürchten, sondern es zu nutzen.
- 50.000+ Datensätze migriert — Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und Custom Objects mit vollständiger Association-Historie und Activity-Timeline übernommen
- 0 Tage Downtime — Parallel-Betrieb und ein Wochenend-Cutover sorgten dafür, dass das Sales-Team keinen Schritt verloren hat
- 40 % Kostenreduktion — die jährlichen Kosten für CRM und Marketing Automation sanken vom Salesforce-plus-Marketo-Stack auf eine konsolidierte HubSpot-Enterprise-Suite
- Die CRM-Adoption stieg innerhalb von 60 Tagen von 48 % auf 94 % — Vertriebler haben aufgehört, Shadow-Systeme zu pflegen
- 200 Salesforce-Automatisierungen wurden in 34 saubere HubSpot-Workflows konsolidiert, was Konflikte beseitigt und den Wartungsaufwand reduziert hat
- Marketing und Sales liefen zum ersten Mal auf derselben Plattform — echte Closed-Loop-Attribution wurde möglich
- Der VP Sales nannte es „den glattesten Systemwechsel in der Geschichte des Unternehmens“
Alle haben uns gesagt, eine Salesforce-Migration werde brutal — Monate des Schmerzes, Datenverlust, wütende Vertriebler. Checkpoint hat das in 8 Wochen erledigt, und unser Team war an Tag eins in HubSpot produktiver als jahrelang in Salesforce. Wir hätten das schon vor zwei Jahren machen sollen.
Sie denken über eine Migration weg von Salesforce nach?
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie eine saubere, schnelle Migration tatsächlich aussieht — ohne 6-Monats-Timeline und ohne Datenverlust-Horrorgeschichten.
Reden wir