Close to HubSpot non era il progetto. Ricostruire la revenue engine, sì.
Un grande prodotto su un livello operativo sbagliato
AppMagic è leader di categoria nella mobile-app market intelligence — la piattaforma con cui publisher, studi di sviluppo e analisti capiscono l'economia delle app. Il loro GTM, però, girava su Close CRM: le demo inbound finivano in un'unica pipeline, lead e deal non erano distinti, non c'era una qualificazione strutturata e nessuna lifecycle stage permetteva di separare un free user curioso da un'opportunity sales-qualified.
- Centinaia di migliaia di free user senza un percorso di conversione verso il sales
- Richieste di demo da indirizzi corporate e non corporate senza qualificazione automatica
- Nessuna distinzione fra lead, MQL e deal sales-qualified — tutto in un'unica pipeline
- Motivi closed-lost catturati come testo libero, quindi non analizzabili
- Nurturing improvvisato — nessuna sequenza per i non-responder, i deal squalificati o i free user
- Movimenti inbound e outbound mescolati, senza coordinamento a livello di account
- Nessun tracking UTM e nessuna attribution di ritorno verso il CRM
- Forecasting basato su aggiornamenti manuali dei commerciali, senza una definizione condivisa di progressione delle stage
Una migrazione lift-and-shift avrebbe solo spostato il caos. AppMagic aveva bisogno che migrazione e ridisegno del livello operativo viaggiassero insieme.
Migrare la piattaforma. Ricostruire il sistema.
Abbiamo gestito la migrazione Close-to-HubSpot e la ricostruzione della revenue operation come un unico ingaggio integrato — integrati in parallelo nei team Sales, Marketing e Operations di AppMagic, in modo che il nuovo portale HubSpot partisse con una vera logica lifecycle e non come una copia del passato.
Discovery
Mappato l'intero customer journey di AppMagic: free user, richieste di demo inbound, flussi di e-mail corporate vs non corporate, account target outbound, referral, lead da eventi e tutti i gap intermedi. Intervistati Sales, Marketing e Ops per capire quali regole vivessero solo nella testa delle persone.
Design
Ridisegnato il modello lifecycle da zero — lead, MQL, SQL, opportunity, customer — con criteri di ingresso e uscita chiari per ciascuna stage. Pipeline sales separata dalla pipeline di qualificazione lead. Definita una tassonomia closed-lost (budget, timing, product fit, competitor) con campi strutturati realmente analizzabili. Categorie di forecast specificate separatamente dalle stage di pipeline.
Build
Eseguita la migrazione Close-to-HubSpot. Costruite le nuove pipeline, lifecycle stage, lead scoring, creazione automatica dei deal dai form di demo, cattura UTM e attribution di ritorno verso il CRM. Impostate sequenze di nurturing per non-responder, deal squalificati e conversione dei free user. Integrati i form di pricing e demo del sito, in modo che l'inbound qualificato generi automaticamente deal e che i contatti non qualificati entrino in nurture.
Launch
Eseguito training paralleli per Sales e Ops, consegnati dashboard per ogni funzione (pipeline, forecast, contributo marketing, analisi closed-lost) e trasferita la documentazione, così che il team di AppMagic possa gestire il sistema senza che noi siamo sul percorso critico.
Optimize
Siamo rimasti integrati per i primi cicli di qualificazione per tarare le soglie di scoring, affinare la logica delle sequenze e aggiungere il coordinamento outbound + inbound, in modo che i team SDR e AE non toccassero due volte gli stessi account.
Conversione triplicata, pipeline da 1,8 M€, in un trimestre
AppMagic non ha solo cambiato CRM — è passata da una sales motion reattiva a un sistema revenue strutturato. Migrazione e ricostruzione sono arrivate insieme e il nuovo livello operativo si è ripagato in un trimestre.
- Conversione inbound demo-to-opportunity triplicata — il nuovo flusso di qualificazione, la creazione automatica dei deal e il modello lifecycle hanno trasformato richieste di demo a basso segnale in opportunity filtrate e pronte per il sales
- 1,8 M€ di pipeline net-new nei primi 90 giorni dopo il go-live, generati da inbound, outbound e conversione dei free user che lavorano sulla stessa spina dorsale HubSpot
- +41% di sales-accepted demo dopo l'introduzione di una qualificazione strutturata sui form di richiesta demo e di un routing corporate-vs-non-corporate
- Accuratezza del forecast all'88% — definizioni di stage condivise più categorie di forecast separate hanno sostituito le stime manuali dei commerciali
- 34% della pipeline closed-lost recuperata grazie alla tassonomia closed-lost strutturata che alimenta sequenze di nurture segmentate (budget, timing, product fit, competitor)
- Circa 6 ore alla settimana recuperate per ogni commerciale sull'admin del CRM, una volta che creazione automatica dei deal, auto-promozione lifecycle e tagging a livello di account hanno eliminato l'inserimento manuale
- Close CRM completamente dismesso a favore di HubSpot come single source of truth per Sales e Marketing
- Disciplina di delivery: piani chiari, prossimi passi chiari, tempi definiti — gli unici ritardi sono arrivati dai processi interni di AppMagic, mai dal nostro lato
Checkpoint GTM ha guidato l'intera migrazione da Close CRM a HubSpot e non si è fermata lì — ha ricostruito sopra tutta la nostra revenue operation. Dalla conversione inbound al lead scoring, dall'analisi closed-lost ai dashboard, hanno trasformato una transizione complessa in un vero salto di qualità per il nostro team.
Quello che è davvero spiccato è l'esecuzione: c'era sempre un piano chiaro, prossimi passi chiari e tempi definiti. Sono stati costantemente in linea con le scadenze — gli unici ritardi sono arrivati dai nostri processi interni, mai dal loro lato. Anzi, sono stati loro a spingerci avanti e a tenere alto il ritmo.
Carolina e il team operano come una vera estensione delle nostre funzioni RevOps e Sales. Li raccomando vivamente a qualsiasi azienda SaaS B2B che voglia davvero scalare il proprio go-to-market.
Vice President of Global Sales · AppMagic
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Una migrazione è l'occasione per ricostruire il livello operativo, non solo per spostare i dati. Parliamone insieme per il vostro team.
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