Close zu HubSpot war nicht das Projekt. Die Revenue-Maschine neu aufzubauen, war es.
Ein starkes Produkt auf dem falschen Operating Layer
AppMagic ist Kategorienführer im Mobile-App-Market-Intelligence-Segment — die Plattform, mit der Publisher, Studios und Analysten weltweit die Apps-Wirtschaft verstehen. Der GTM lief jedoch auf Close CRM: Inbound-Demos landeten in einer einzigen Pipeline, Leads und Deals waren nicht klar getrennt, es gab keine strukturierte Qualifizierung und keine Lifecycle Stages, um neugierige Free User von einer sales-qualifizierten Opportunity zu unterscheiden.
- Hunderttausende Free User ohne Conversion-Pfad in den Vertrieb
- Demo-Anfragen von Corporate- und Non-Corporate-Adressen ohne automatische Qualifizierung
- Keine Trennung zwischen Leads, MQLs und sales-qualifizierten Deals — alles lag in einer einzigen Pipeline
- Closed-Lost-Gründe als Freitext erfasst, sodass keine Auswertung möglich war
- Nurturing nur ad hoc — keine Sequenzen für Non-Responder, disqualifizierte Deals oder Free User
- Inbound- und Outbound-Bewegungen vermischt, ohne Account-Level-Koordination
- Kein UTM-Tracking und keine Attribution zurück ins CRM
- Forecasting basierte auf manuellen Updates der Vertriebler, ohne gemeinsame Definition der Stage-Progression
Eine reine Lift-and-Shift-Migration hätte das Chaos nur verschoben. AppMagic brauchte Migration und Operating-Layer-Redesign in einem Zug.
Plattform migrieren. System neu aufbauen.
Wir haben die Close-to-HubSpot-Migration und den Rebuild der Revenue Operation als ein integriertes Engagement geführt — operativ eingebunden in die Sales-, Marketing- und Operations-Teams von AppMagic, sodass das neue HubSpot-Portal mit echter Lifecycle-Logik live ging und nicht nur als Kopie des Bestehenden.
Discovery
Vollständige Customer Journey von AppMagic kartiert: Free User, Inbound-Demo-Anfragen, Corporate- vs. Non-Corporate-E-Mail-Flows, Outbound-Target-Accounts, Empfehlungen, Event Leads — und die Lücken dazwischen. Sales, Marketing und Ops interviewt, um zu verstehen, welche Regeln nur in den Köpfen der Mitarbeitenden lebten.
Design
Lifecycle-Modell von Grund auf neu entworfen — Lead, MQL, SQL, Opportunity, Customer — mit klaren Eintritts- und Austrittskriterien für jede Stage. Sales-Pipeline und Lead-Qualifizierungs-Pipeline getrennt. Closed-Lost-Taxonomie definiert (Budget, Timing, Product Fit, Competitor) mit strukturierten Feldern, die sich auch wirklich auswerten lassen. Forecast-Kategorien getrennt von den Pipeline-Stages spezifiziert.
Build
Close-to-HubSpot-Migration durchgeführt. Neue Pipelines, Lifecycle Stages, Lead Scoring, automatische Deal-Erstellung aus Demo-Formularen, UTM-Capture und Attribution zurück ins CRM aufgesetzt. Nurturing-Sequenzen für Non-Responder, disqualifizierte Deals und Free-User-Conversion eingerichtet. Pricing- und Demo-Formulare der Website integriert, sodass qualifizierter Inbound automatisch Deals erzeugt und unqualifizierte Kontakte ins Nurture laufen.
Launch
Parallel Sales- und Ops-Trainings durchgeführt, Dashboards für jede Funktion ausgeliefert (Pipeline, Forecast, Marketing-Beitrag, Closed-Lost-Analyse) und Dokumentation übergeben, sodass das AppMagic-Team das System ohne uns auf dem kritischen Pfad betreiben kann.
Optimize
In den ersten Qualifizierungszyklen weiter operativ eingebunden geblieben, um Scoring-Schwellen zu justieren, die Sequenz-Logik nachzuschärfen und die Outbound-/Inbound-Koordination zu ergänzen, damit SDR- und AE-Teams nicht doppelt auf dieselben Accounts zugreifen.
3x Conversion, 1,8 Mio. € Pipeline, ein Quartal
AppMagic hat nicht nur das CRM gewechselt — das Team ist von einer reaktiven Sales-Motion zu einem strukturierten Revenue-System gewechselt. Migration und Rebuild kamen gemeinsam an, und der neue Operating Layer hat sich innerhalb eines Quartals amortisiert.
- 3x Inbound-Demo-to-Opportunity-Conversion — der neue Qualifizierungs-Flow, die automatische Deal-Erstellung und das Lifecycle-Modell haben Demo-Anfragen mit geringem Signal in gefilterte, sales-fertige Opportunities verwandelt
- 1,8 Mio. € Net-new Pipeline in den ersten 90 Tagen nach Go-live, generiert über Inbound, Outbound und Free-User-Conversion auf demselben HubSpot-Spine
- 41 % Zuwachs bei Sales-Accepted Demos nach Einführung strukturierter Qualifizierung in Demo-Anfrageformularen und Corporate-vs.-Non-Corporate-Routing
- Forecast-Genauigkeit auf 88 % — gemeinsame Stage-Definitionen plus separate Forecast-Kategorien haben die manuellen Schätzungen der Vertriebler ersetzt
- 34 % der Closed-Lost-Pipeline zurückgewonnen, indem die strukturierte Closed-Lost-Taxonomie segmentierte Nurture-Sequenzen speist (Budget, Timing, Product Fit, Competitor)
- Rund 6 Stunden pro Woche pro Vertriebler zurückgewonnen bei der CRM-Pflege, sobald automatische Deal-Erstellung, Lifecycle-Auto-Promotion und Account-Level-Tagging die manuelle Dateneingabe überflüssig gemacht hatten
- Close CRM vollständig abgelöst zugunsten von HubSpot als Single Source of Truth für Sales und Marketing
- Disziplinierte Umsetzung: klare Pläne, klare nächste Schritte, definierte Zeitpläne — Verzögerungen kamen ausschließlich aus den internen Prozessen von AppMagic, nie von unserer Seite
Checkpoint GTM hat unsere komplette Migration von Close CRM auf HubSpot geleitet — und nicht dort aufgehört. Sie haben unsere gesamte Revenue Operation darauf neu aufgebaut. Von Inbound-Conversion und Lead Scoring bis zu Closed-Lost-Analyse und Dashboards haben sie aus einer komplexen Umstellung einen echten Sprung für unser Team gemacht.
Was wirklich heraussticht, ist die Umsetzung: Es gab immer einen klaren Plan, klare nächste Schritte und definierte Zeitpläne. Sie waren konstant auf der Höhe der Deadlines — die einzigen Verzögerungen kamen aus unseren internen Prozessen, nicht von ihrer Seite. Eher waren sie es, die uns vorangetrieben und das Tempo hochgehalten haben.
Carolina und das Team agieren als echte Erweiterung unserer RevOps- und Sales-Funktionen. Ich kann sie jedem B2B-SaaS-Unternehmen, das es mit dem Skalieren seines Go-to-Market ernst meint, ausdrücklich empfehlen.
Vice President of Global Sales · AppMagic
Sie überlegen, Close, Pipedrive oder Attio zu verlassen?
Eine Migration ist die Chance, den Operating Layer neu zu bauen — nicht nur die Daten zu verschieben. Lassen Sie uns besprechen, wie das für Ihr Team aussehen würde.
Reden wir